El módulo de ventanilla única permite hacer la gestión de realizar los radicados de entrada y salida de los documentos, de acuerdo con las tablas de retención documental (TDR), genera un código de barras o QR de acuerdo con el número de radicado, siguiendo la normatividad vigente. Además, el módulo cuenta con un sistema de semaforización y búsqueda dinámica de los documentos y procesos ingresados al sistema.

El módulo de Gestión de TRD permite llevar un control de los procesos de creación, ajustes, y modificaciones de las tablas de retención documental, llevando una trazabilidad con los procesos de calidad, ventanilla única y Digitalización de archivos. Adicionalmente cada uno de los procesos permite cargar los formatos oficiales de la entidad para gestionar la estandarización de estos de acuerdo con el versionamiento de cada uno.

El módulo de digitalización ofrece una herramienta para digitalizar documentos físicos, organizarnos en la Nube y asociarlos a procesos empresariales para su fácil y rápida gestión. Digitaliza documentos del área contable, recurso humano, contratación, historias clínicas y otros documentos que requieran custodia por un período de tiempo. Resaltamos que herramienta entrega informes de digitalización de documentos, búsqueda rápida por parámetros de almacenamiento y tabla de contenido del archivo digital y de los procesos. Cuenta con diseño responsive, es decir, capaz de funcionar en cualquier dispositivo.

Las diferentes dependencias de la entidad y/ empresa cuentan con un usuario asignado para consultar o digitalizar sus documentos, de igual manera el administrador o gerente tiene acceso a la documentación de todas las dependencias para seguimiento y control.

El módulo de tuprs ofrece una herramienta para el control y seguimiento de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) por parte de usuarios y/o consumidores de bienes o servicios. Resaltamos que herramienta entrega informes para responder a auditorías internas y externas. Adicionalmente, el software genera alertas tempranas con gestión de mensajería automatizada para garantizar respuestas oportunas por parte de la empresa y/o entidad. Cuenta con diseño responsive, es decir, capaz de funcionar en cualquier dispositivo.

El usuario o cliente puede registrar su pqrs a través de un buzón virtual escaneando el código QR disponible para publicar en oficinas de atención o con un link que puede ser compartido por redes sociales o página web de la empresa. Las diferentes dependencias cuentan con un usuario asignado para realizar seguimiento a su gestión, de igual manera el administrador o gerente tiene acceso a las pqrs de todas las dependencias.

El módulo permite gestionar documentos digitales de los procesos en diversos formatos: videos, planos, documentos, pdf, entre otros con un volumen máximo de 2GB, y se asocia para una gestión, alimentación y búsqueda rápida. Este módulo facilita la gestión documental de los procesos de contratación, ejecución de obras, procesos de auditorías internas y externas, entre otros.

Cabe resaltar aspectos relevantes del software como que la capacidad de enviar de manera autónoma las siguientes tareas:

• Envío de correos electrónicos en cada etapa del proceso, desde la radicación inicial por parte del usuario, hasta la respuesta final del mismo, con el detalle del proceso; Admite adjuntar archivos en pdf, de hasta 2 GB.
• Capacidad de almacenamiento en la Nube hasta 3200 GB.
• Se incluye el módulo de expedientes y modificaciones a la medida de acuerdo a necesidades de la entidad acordadas en reunión previa.
• Cambios de estado de solicitudes de acuerdo a la antigüedad en tres etapas: activos(verde), pendientes(naranja), y vencidas(rojo).
• Envío semanal de informe a las partes implicadas, si es requerido, esto si existen procesos pendientes.

*Nota: Cada uno de los módulos, estructura y funcionamiento se puede adaptar y modificar según necesidades de cada entidad.

Aspectos técnicos del software

• Servidor VPS de hasta 3200GB.
• Procesador de ocho (8) núcleos.
• 32 GB de Ram.
• 32 TB de ancho de banda mensual.
• Certificados SSL integrados.
• Doble factor de autenticación con token dinámico.